Co vše zahrnuje administrativní a legislativní stránka personální práce?

Máte v pořádku všechny náležitosti administrativní a legislativní stránky vaší personální práce? Pojďme si alespoň v základních bodech shrnout, co vše do této oblasti spadá.

Administrativní stránka

Do administrativní stránky personální práce patří především:

• Nábor a výběr: Výběr kompetentních osob v době, kdy je nezvykle nízká míra nezaměstnanosti, není vůbec jednoduché. Spoustu času a peněz zabere inzerování pracovních pozic a propagace této inzerce. Podstatné je totiž oslovovat nové skupiny lidí, nejen chronické fluktuanty, kteří nikde dlouho nevydrží. Následuje zpracování přihlášek a v neposlední řadě zdlouhavé pohovory s kandidáty. A je vybráno. Hurá. Neradujte se předčasně. Pracovníci mnohdy nenastoupí nebo v krátké době skončí a je nutné vše znovu opakovat. A stále dokola… Více se o této problematice dočtete zde.
• Administrativní zpracování zaměstnanců: Obsáhlá agenda, bez které to zkrátka nejde. V první řadě sem spadají smlouvy o zaměstnání – příprava a jejich zpracování se všemi náležitostmi, které musí obsahovat, dodatky a další dokumenty související s pracovním vztahem. A pak přichází každodenní agenda: evidence docházky, pracovních hodin, zpracování žádostí o dovolenou, nemocenské, OČR, vyřizování exekucí a vše ostatní.
• Rozvoj a vzdělávání: Do administrativní stránky personální práce patří rovněž plánování vývoje firmy a vzdělávání zaměstnanců. Čím specifičtější práci zaměstnanci vykonávají, tím obsáhlejší bude i její administrativní stránka. Je nutné stanovit vzdělávací plán, specifikovat potřebné znalosti a odborné dovednosti zaměstnanců a vybrat způsob realizace. Pak přichází samotná organizace školení, administrace, sledování účasti, hodnocení účinnosti a nákladů a následné vylepšování. Náročnější je samozřejmě vzdělávání a školení cizinců, a to i pro jednoduché činnosti, zvlášť při jazykové bariéře. Pokud se rozhodnete pro agenturní zaměstnance, volte takovou agenturu, která vám zajistí koordinátory ovládající mateřský jazyk cizince. Naši koordinátoři vám zajistí nejen tlumočení a školení, ale i mnohé další činnosti. Více se o nich a jejich obsáhlých službách dočtete zde.

Legislativní stránka personální práce

A samozřejmě nepodceňujme legislativní stránku personální práce. Sem patří zejména:

• Pracovní právo: Všechny pracovní smlouvy se musí striktně držet právních předpisů vycházejících především ze zákoníku práce, ale i dalších zákonů. Kromě jiného je důležité zajistit dodržování práv zaměstnanců včetně minimální mzdy, pracovních hodin a práva na odpočinek. Další specifické podmínky platí pro zaměstnání cizinců. Konkrétní náležitosti se liší podle toho, zda se jedná o občany EU, cizince s trvalým pobytem v ČR, či cizinci bez trvalého pobytu. Existuje mnoho specifik, výjimek a těžkostí, s kterými je třeba se vypořádat a pohlídat si je. V opačném případě vám hrozí i velmi vysoké pokuty.
• Sociální zabezpečení: Spadají sem zejména povinné sociální a zdravotní odvody pro zaměstnance a práva dokumentů týkajících se sociálního pojištění a důchodového systému. Zajímejte se i o to, zda vaše agentura zaměstnance přihlašuje a odvádí za ně všechny povinné platby. Říkáte si, že v takovém případě je vše na agentuře a případný postih půjde za ní? Není to tak úplně pravda. Když vykážete výdaj na odměnu za pracovníka a případná kontrola nedohledá, že za něj je řádně odváděno sociální a zdravotní pojištění, budete podezřelí z toho, že si vytváříte fiktivní náklady. Bude se vám pak velmi těžko dokazovat, že tomu tak není. Pokud se tedy rozhodnete pro spolupráci s agenturou, nehledejte mezi těmi nejlevnějšími. Mějte na paměti, že někde ušetřit musí. A na jejich provizi to určitě nebude.
• Diskriminace a rovnost příležitostí: Právní předpisy týkající se ochrany před diskriminací a zajišťování rovných příležitostí pro všechny zaměstnance jsou velmi důležité, ale přesto (z naší zkušenosti) ve firmách nejsou známy základní právní předpisy a povinnosti z nich plynoucí. To se týká především srovnatelných podmínek, což jsou zákonem stanovená pravidla zajišťující stejné pracovní podmínky pro kmenové i agenturní zaměstnance na stejné pracovní pozici. Agentury jsou tak povinny svým pracovníkům nabídnout stejné či lepší podmínky. Více se o této problematice dočtete zde.
• Ochrana osobních údajů: Zvlášť v posledních letech je tato problematika velmi citlivá a legislativně i administrativně náročná. Je nutné zajistit soulad s legislativou týkající se ochrany osobních údajů, zejména v rámci Všeobecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Zaměstnavatel má povinnost se postarat, aby všechny úkony a operace, které jsou spojené s osobními údaji, byly zákonné, transparentní a korektní. Jejich rozsah musí být přiměřený a podstatné je rovněž zabezpečení těchto údajů. Při nakládání s nimi si pohlídejte především souhlas se zpracováním osobních údajů, který musí být dobrovolný, aktivní, jednoznačný a konkrétní, ve své formulace jasně srozumitelný, oddělený od ostatních součástí dokumentů a snadno odvolatelný. Jako zaměstnavatel nemusíte mít souhlas, pokud zpracováváte osobní údaje za účelem zákonných povinností, například pro výpočet mzdy, sociálního a zdravotního pojištění atd.

Tyto oblasti dohromady tvoří komplexní rámec pro řízení administrativy a právních aspektů personální práce. Je však důležité být vždy informován o konkrétních místních a národních legislativních požadavcích, které mohou ovlivnit správu personálu.

Máte vše v pořádku a v souladu se zákonem? Pokud si nejste jisti nebo byste se rádi osvobodili od těchto starostí, obraťte se na nás.

Zavolejte nám (+420 774 490 009) nebo napište (maslo@lidex.cz) a sjednejte si s námi schůzku.