Co vše zahrnuje administrativní a legislativní stránka personální práce?

Máte v pořádku všechny náležitosti administrativní a legislativní stránky vaší personální práce? Pojďme si alespoň v základních bodech shrnout, co vše do této oblasti spadá.

Administrativní stránka

Do administrativní stránky personální práce patří především:

  • Nábor a výběr: Výběr kompetentních osob v době, kdy je nezvykle nízká míra nezaměstnanosti, není vůbec jednoduché. Spoustu času a peněz zabere inzerování pracovních pozic a propagace této inzerce. Podstatné je totiž oslovovat nové skupiny lidí, nejen chronické fluktuanty, kteří nikde dlouho nevydrží. Následuje zpracování přihlášek a v neposlední řadě zdlouhavé pohovory s kandidáty. A je vybráno. Hurá. Neradujte se předčasně. Pracovníci mnohdy nenastoupí nebo v krátké době skončí a je nutné vše znovu opakovat. A stále dokola… Více se o této problematice dočtete zde.
  • Administrativní zpracování zaměstnanců: Obsáhlá agenda, bez které to zkrátka nejde. V první řadě sem spadají smlouvy o zaměstnání – příprava a jejich zpracování se všemi náležitostmi, které musí obsahovat, dodatky a další dokumenty související s pracovním vztahem. A pak je to každodenní agenda – evidence docházky, pracovních hodin, zpracování žádostí o dovolenou a vše, co s tím souvisí.
  • Vývoj a vzdělávání: Do administrativní stránky personální práce patří rovněž plánování vývoje firmy a vzdělávání zaměstnanců. Čím specifičtější práci zaměstnanci vykonávají, tím obsáhlejší bude i její administrativní stránka. Je nutné stanovit plány na vzdělávání, určit, jaké odborné dovednosti a znalosti je třeba u pracovníků rozvíjet a jakým způsobem to zajistit. A když už jsou hotové plány, nastává jejich realizace – zajištění všeho kolem organizace, administrace školení, sledování účasti a hodnocení účinnosti školení, na základě kterého bude docházet k neustálému vylepšování, aby vzdělávání bylo plynulé, přínosné a s co nejmenšími náklady. Náročnější je samozřejmě vzdělávání a školení cizinců, a to i pro jednoduché činnosti, zvlášť když je jazyková bariéra. Pokud se rozhodnete pro agenturní zaměstnance, volte takovou agenturu, která vám zajistí koordinátory ovládající mateřský jazyk cizince. Naši koordinátoři vám toto zajistí, stejně tak jako mnohé další činnosti. Více se o nich a jejich obsáhlých službách dočtete zde.

Legislativní stránka personální práce

A samozřejmě nepodceňujme legislativní stránku personální práce. Sem patří zejména:

  • Pracovní právo: Všechny pracovní smlouvy se musí striktně držet právních předpisů vycházejících především ze zákoníku práce, ale i dalších zákonů. Kromě jiného je důležité zajistit dodržování práv zaměstnanců včetně minimální mzdy, pracovních hodin a práva na odpočinek. Další specifické podmínky jsou pro zaměstnání cizinců. Konkrétní náležitosti se liší podle toho, zda jde o občany EU, cizince s trvalým pobytem v ČR či cizinci bez trvalého pobytu. Je tu mnoho specifik, výjimek a těžkostí, s kterými je třeba se vypořádat a pohlídat si je. V opačném případě vám hrozí i velmi vysoké pokuty.
  • Sociální zabezpečení: Spadají sem zejména povinné sociální a zdravotní odvody pro zaměstnance a práva dokumentů týkajících se sociálního pojištění a důchodového systému. Zajímejte se o odvody, i když využíváte agenturních pracovníků. Říkáte si, že v takovém případě je vše na agentuře a případný postih půjde za ní? Není to tak úplně pravda. Když vykážete výdaj na odměnu za pracovníka a případná kontrola nedohledá, že za něj je řádně odváděné sociální a zdravotní pojištění, budete podezřelí z toho, že si vytváříte fiktivní náklady. Bude se vám pak velmi těžko dokazovat, že tomu tak není. Proto pokud se rozhodnete pro spolupráci s agenturou, nehledejte mezi těmi nejlevnějšími. Mějte na paměti, že někde ušetřit musí. A na jejich provizi to určitě nebude.
  • Diskriminace a rovnost příležitostí: Právní předpisy týkající se ochrany před diskriminací a zajišťování rovných příležitostí pro všechny zaměstnance jsou velmi důležité, ale přesto (z naší zkušenosti) ve firmách nejsou známé základní právní předpisy a povinností z nich plynoucí. To se týká především srovnatelných podmínek, což jsou zákonem stanovená pravidla zajišťující stejné pracovní podmínky pro kmenové i agenturní zaměstnance na stejné pracovní pozici. Agentury jsou tak povinné svým pracovníkům nabídnout stejné či lepší podmínky. Více se o této problematice dočtete zde.
  • Ochrana osobních údajů: Zvlášť v posledních letech je tato problematika velmi citlivá a legislativně i administrativně náročná. Je nutné zajistit soulad s legislativou týkající se ochrany osobních údajů, zejména v rámci Všeobecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Zaměstnavatel má povinnost se postarat, aby všechny úkony a operace, které jsou spojené s osobními údaji, byly zákonné, transparentní a korektní. Jejich rozsah musí být přiměřený a podstatné je rovněž zabezpečení těchto údajů. Při nakládání s nimi si pohlídejte především souhlas se zpracováním osobních údajů, který musí být dobrovolný, aktivní, jednoznačný a konkrétní, ve své formulace jasně srozumitelný, oddělený od ostatních součástí dokumentů a snadno odvolatelný. Jako zaměstnavatel nemusí mít souhlas, pokud zpracovává osobní údaje za účelem zákonných povinností, například pro výpočet mzdy, sociální a zdravotního pojištění atd.

Tyto oblasti dohromady tvoří komplexní rámec pro řízení administrativy a právních aspektů personální práce. Je však důležité být vždy informován o konkrétních místních a národních legislativních požadavcích, které mohou ovlivnit správu personálu.

Máte vše v pořádku v souladu se zákonem? Pokud si nejste jistí, či byste se rádi osvobodili od těchto starostí, obraťte se na nás.

Zavolejte nám (+420 774 390 009) nebo napište (maslo@lidex.cz) a sjednejte si s námi schůzku.

Štítky