Jak outsourcovat provozní procesy

Hlavní výhody outsourcingu:

Dodavatel nese veškerou odpovědnost za zaměstnance a za jimi vykonanou práci.

Odměňování pracovníků se neřídí srovnatelnými podmínkami. Platíte za reálně odpracované hodiny nebo za zpracovaný úkol.

Jedná se o nejrychlejší, nejflexibilnější a finančně nejvýhodnější způsob zpracování zakázek! 

Co je to outsourcing?

Pokud práci outsourcujete, znamená to, že si na její vykonání najmete jinou firmu. Úloha najímané firmy je komplexní a nespočívá pouze v dodání potřebných pracovníků, jako je tomu u agenturního zaměstnávání nebo u externího náboru.

Partnerská firma přebírá veškerou odpovědnost za zpracování zakázky, včetně jejího personálního zabezpečení:

• práci provádí převážně samostatně a zcela na vlastní zodpovědnost,
• odpovídá za plnění povinností vyplývajících z legislativy,
• sama najímá a řídí zaměstnance,
• poskytuje pracovníkům veškerý servis,
• plánuje harmonogram prací, obstarává potřebný materiál, pracovní pomůcky apod.

Pracovníci, kteří zpracovávají zakázku, jsou zaměstnanci partnerské firmy, proto 

• za ně nenesete zodpovědnost, 
• neřešíte jejich odměny, dovolené či nemocenské, 
• nemohou se zapojit do vašich odborů.

Jaké jsou výhody outsourcingu?

• Veškerý servis pracovníkům poskytuje jejich přímý zaměstnavatel.

• Odměňování pracovníků se neřídí srovnatelnými podmínkami.
• Legálně umožňuje 
  • větší variabilitu při zaměstnávání zahraničních pracovníků, 
  • rychlé dodání většího množství pracovníků,
  • rychlé náhrady pracovníků,
  • větší finanční variabilitu⁠ – umožňuje fakturaci za úkol i za hodinu,
  • převedení veškeré zodpovědnosti za pracovníky na partnerskou společnost.

Co můžete outsourcovat? 

• výrobu (zhotovení nějaké věci –⁠ obleku na míru, chleba, domu apod.), 
• službu (údržbu, úklid, sklizeň, balení, logistiku apod.).

Jaká jsou pravidla legálního outsourcingu?

Spolupráce musí být nastavena tak, aby ani v nejmenším nepřipomínala agenturní zaměstnávání, 

jinak hrozí, že budou obě strany úřady nařčeny z tzv. zastřeného agenturního zaměstnávání, které kontroluje a finančně postihuje inspektorát práce. V případě porušení zákona může být oběma stranám udělena pokuta.

Příklad: Řada „agentur“ nemá dostatečná oprávnění pro legální poskytování agenturních služeb, proto svým partnerům dodává pracovníky na základě smlouvy o dílo (falešný outsourcing). Tento postup však není legální! Oběma stranám hrozí postihy ze strany úřadů.

Aby se předešlo komplikacím, musí být ve smlouvě o dílo jasně uvedeno:

• kdo dílo objednává (vaše společnost), 
• kdo jej zhotovuje (společnost LIDEX),
• jaké jsou konkrétní podmínky spolupráce: 
  • termíny, 
  • způsob zpracování díla, 
  • způsob předání díla a jeho kontrola, 
  • platby apod.

Co je nejdůležitější pro jednání s úřady?

Aby bylo jasně nastaveno:

• kdo pracovníky zaměstnává,
• kdo jim zadává práci,
• kdo komplexně řídí provoz (docházky, výplaty, ošacení apod.),
• kdo od zaměstnanců přebírá práci,
• kdo provádí kontroly.

Jak to děláme v LIDEXU

• Nastavujeme spolupráci tak, aby splňovala všechny zákonné povinnosti.

• Asistujeme u kontrol.

• V případě potřeby spolupráci obhajujeme před úřady.

Společně nalezneme odpovědi na klíčové otázky týkající se vaší zakázky

Zadání zakázky

• Jakou formou proběhne zadání zakázky?
• Která strana bude zajišťovat dodání potřebného materiálu, případně celou logistiku?
• Který z partnerů zpracuje podrobný harmonogram prováděných činností?
• Kdo nastaví pracovní postupy?

Příprava provozu

• V jakých prostorách bude zakázka prováděna a kdo o tom rozhodne?
• Jaké vybavení či nářadí bude použito? 
• Která strana ponese odpovědnost za nastavení a seřízení strojů?
• Případné další otázky vyplývající z Vaší konkrétní situace.

Personální uspořádání a zaškolení pracovníků

• Kdo určí, kolik zaměstnanců bude na zakázce pracovat?
• Pracovníky bude vybírat objednatel, nebo zhotovitel?
• Která strana nastaví směny?
• Kdo bude s pracovníky komunikovat?

• Jak proběhne zaškolení personálu na pracovní postupy? 
  • Budete pracovníky zaškolovat sami, nebo zaučíte naše manažery/koordinátory, kteří budou mít na starosti zaškolení koncových pracovníků? 
• Kdo zpracuje směrnice BOZP a PO a následně proškolí zaměstnance? 

Organizace práce a provozu

• Kdo rozhodne o provozní době výrobních prostor?
• Který z partnerů a do jaké míry bude řešit průběžné technické či personální problémy?
• Kdo zajistí plynulý průběh provozu?

• Která strana bude celý projekt koordinovat?
  • Odpovědnost za koordinaci ponese pouze jedna strana, nebo bude rozdělena mezi zhotovitele a objednatele? 

Průběžná kontrola

• Která strana bude provádět průběžnou kontrolu personálu?
• Kdo bude provádět kontrolu výstupů zakázky (výrobků či služeb)?

Převzetí hotové práce

• Jakým způsobem a jak často bude probíhat předání výsledku zakázky (výrobku či vykonané služby)?

Reklamace a řešení problémů

• Která strana bude řešit případné reklamace, poruchy strojů, nehody či další problémy podobného typu?
• Který z partnerů ponese finanční odpovědnost?

Cena a mzdy

• Cena bude účtována za hotový výrobek, za úkon, či za odpracovanou hodinu?
• Která strana určí výši mzdy?
• Kdo bude mít na starosti evidenci směn, výrobků, dodržování norem apod.?
• Kdo ponese odpovědnost za personální a mzdovou evidenci?

Individuálně nastavíme zkušební provoz   

Je nám jasné, že nastavení outsourcingu není vždy jednoduché, proto svým klientům nabízíme možnost zkušebního provozu, během kterého: 

→ postupně přejdeme na nový systém a vyřešíme detaily spolupráce,

→ sdílíme provozní know-how a nastavíme procesy tak, aby byly co nejefektivnější a nejúspornější.

Zkušební provoz v praxi

FÁZE 1 

• Maximální odpovědnost za komplexní zajištění provozu spočívá na vás (objednatel), personálně vše zajistí a koordinuje LIDEX (zhotovitel). 
• Probíhá zaučení koordinátorů LIDEXU.
• Klient si rozmyslí, které procesy potřebuje outsourcovat na zhotovitele.
• Odměna může být stanovena formou hodinové sazby.

FÁZE 2

• Formulování konkrétního plánu.
• Nastavení podmínek spolupráce.
• Předání odpovědností.
• Podpis smlouvy.
• Zahájeno školení personálu.

FÁZE 3

• Ve stanovenou dobu dojde k přesunu činností na LIDEX.
• Krátce po spuštění provozu provedeme vyhodnocení a případné úpravy v nastavení spolupráce.

FÁZE 4

• Zahájení provozu „na čisto“.

Během zkušebního i standardního provozu zachováváme mlčenlivost, dodržujeme podmínky spolupráce (či interního kodexu) a jsme dostatečně pojištěni.

Formulujeme smlouvu o dílo tak, aby jasně definovala způsob a podmínky spolupráce: 

 Vaše společnost (objednatel) si od společnosti LIDEX (zhotovitel) objedná konkrétní práci a specifikuje, jak má vypadat její výsledek. 

Příklad: 

Když si objednáte úklidovou službu, ve smlouvě přesně definujete, kde, kdy a co má být uklizeno. Můžete však také uvést, jaké přípravky mají být při úklidu použity. Můžete pracovníkům zapůjčit nástroje či vybavení nebo je zásobit vlastními přípravky. Pokud budete mít zájem o denní službu, může být její součástí i operativní uklízecí pohotovost, které zadáváte práci sami, podle potřeby. 

Nastavení úrovně služeb ovlivní jejich konečnou cenu. Čím vyšší odpovědnost a náročnost spočívá na zhotoviteli (na LIDEXU), tím vyšší je fakturační cena.

Za zpracování díla odpovídá LIDEX (zhotovitel). Pracovníci jsou zaměstnanci LIDEXU.

Příklad: 

Neřešíte, kolik uklízeček bude na místě pracovat, nemusíte se zajímat o jejich smlouvy, mzdy, víza apod. Vše, na čem jsme se ve smlouvě domluvili, zařídí LIDEX.

Vy (objednatel) už pouze zkontroluje kvalitu odvedeného díla.

Ať již bude finální nastavení provozu jakékoli, koordinátoři LIDEXU vždy ponesou určitou odpovědnost za každou část zakázky (průběh prací a jejich kontrolu, komunikaci s pracovníky apod.). Rádi s vámi prodiskutujeme všechny vaše otázky a navrhneme takový postup spolupráce a rozdělení odpovědností, které bude vyhovovat vašim potřebám. 

Ozvěte se nám. Rádi s vámi vše probereme osobně! +420 774 490 009